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Vous êtes peut-être un manageur qui veut créer un environnement plus positif au travail ou vous voulez peut-être améliorer vos compétences en résolution de conflits. La diplomatie implique une bonne évaluation de la situation avant de parler ou d'agir pour réagir de la manière appropriée. Même si cela peut être difficile dans certaines situations, vous pouvez rester calme en faisant preuve de tact, en désamorçant les situations difficiles et en construisant de bonnes relations avec les autres.
Étapes
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Choisissez vos mots avec soin. N'oubliez pas que même si vous avez de bonnes intentions, vos mots peuvent parfois faire du mal aux autres. Avant de parler d'un sujet sensible, demandez-vous si ce que vous allez dire est vrai, utile et gentil. Utilisez des phrases à la première personne pour décrire vos pensées au lieu d'essayer de deviner ce que les autres pensent [1] .
- Par exemple, vous pouvez dire : « Je ne me sens pas à l'aise avec la décision qui a été prise pendant la réunion de ce matin » au lieu de dire « Tu ne devrais pas te sentir aussi bien à cause de la décision prise ce matin. »
- Si vous devez discuter de quelque chose de sérieux avec quelqu'un, entrainez-vous avant.
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Adaptez le style de votre communication à la situation. Vous devez toujours connaitre votre public avant de faire passer un message. Cela vous aidera à vous assurer qu'il est bien reçu et compris. Déterminez si un email ou une conversation en face à face est le mieux ou si la nouvelle doit être annoncée en groupe ou seul à seul [2] .
- Par exemple, vous devez dire à votre équipe qu'il va y avoir des coupes budgétaires. Dans le passé, vous avez annoncé ce genre d'informations sensibles par email, mais vous vous êtes rendu compte que cela trouble les autres. Organisez plutôt une réunion et parlez des faits tout en leur laissant du temps pour répondre aux questions.
- Programmez des entretiens individuels si c'est nécessaire ou si on vous en fait la demande.
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Restez ouvert aux nouvelles idées. Au lieu de prendre des décisions tout seul, vous devriez écouter le point de vue des autres. Remerciez-les d'avoir partagé ce qu'ils ressentent pour qu'ils continuent de se sentir à l'aise avec vous. Prenez le temps de prendre en compte les opinions des autres tout en affirmant vos propres décisions si vous pensez que vous avez fait le bon choix [3] .
- Dites par exemple : « Je te remercie de ton honnêteté, Jean. Je vais réfléchir à ce que tu as dit à propos de la mutuelle générale et je vais faire des recherches. »
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Affirmez-vous. Utilisez vos mots et votre langage corporel pour le faire. Lorsque vous parlez aux autres, vous ne devez pas être agressif, mais vous devez rester sûr de vous. Parlez lentement et avec aplomb. Asseyez-vous sans croiser les jambes ou les bras et regardez les gens dans les yeux pendant que vous leur parlez [4] .
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Utilisez un langage indirect. Au lieu d'être trop direct lorsque vous exprimez vos pensées et vos sentiments, essayez d'arrondir les angles. Faites des suggestions au lieu de dire aux autres ce qu'ils doivent faire. Une personne qui fait preuve de diplomatie ne va pas aboyer ses ordres, elle va trouver des moyens d'inspirer les autres à agir [5] .
- Par exemple, si vous gérez un conflit entre vos enfants, vous pourriez leur dire : « Vous devriez envisager tous les deux une meilleure façon de diviser votre espace dans la chambre pour arrêter de vous disputer. »
- Vous pouvez dire à un employé qui est souvent en retard : « As-tu déjà réfléchi à prendre le métro pour venir au travail ? D'après mon expérience, ce serait plus rapide. » Si vous choisissez de le lui dire, vous devez d'abord avoir une bonne relation avec cette personne. Dans certains contextes, cela pourrait passer pour un comportement passif agressif.
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Prêtez attention à vos manières. De bonnes manières sont essentielles à une attitude diplomate. Attendez votre tour pour parler et ne coupez pas la parole aux autres. Encouragez-les et évitez les insultes. Gardez votre voix à un ton naturel et neutre et évitez de jurer ou de crier [6] .
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Contrôlez vos émotions. Vous allez peut-être devoir travailler avec des gens que vous détestez ou dont le comportement vous parait offensant. Cependant, la diplomatie n'est pas une méthode que vous devez appliquer seulement aux gens que vous appréciez. Entrainez-vous aux techniques de respiration profonde pour vous calmer lorsque les autres vous stressent. Si vous pensez que vous allez vous mettre à pleurer ou à crier, allez vous promener pendant un petit instant, par exemple en allant aux toilettes [7] .Publicité
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Choisissez un moment détendu pour parler. Si vous devez discuter de quelque chose de sérieux avec quelqu'un d'autre, faites-le lorsque vous êtes tous les deux calmes. Cela vous assurera une conversation raisonnable [8] .
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Utilisez des commentaires positifs. Avant de devoir annoncer une nouvelle négative qui pourrait énerver quelqu'un, détendez un peu l'atmosphère avec une nouvelle ou un commentaire positif. Cela permet à l'autre de rester calme et d'établir un rapport de confiance [9] .
- Vous devez par exemple refuser une invitation à un mariage. Au lieu de répondre simplement « non », envoyez une carte en écrivant : « Félicitations pour votre mariage ! Je suis sûr que ce sera un jour merveilleux. Malheureusement, je dois participer à un évènement au travail, mais vous souhaite tout le bonheur du monde et je vous envoie bientôt un cadeau de mariage par la poste. »
- Utilisez aussi cette méthode lorsque vous partagez des critiques constructives.
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Concentrez-vous sur les faits. Avant une discussion importante, prenez en compte les faits. Vous ne voulez pas mettre les pieds dans une conversation en vous basant surtout sur vos émotions ou votre opinion, mais plutôt sur la raison et la logique [10] .
- Vous devez peut-être parler d'une restructuration au bureau. Au lieu d'aller voir votre chef et de lui dire : « Je n'aime pas ces changements », dites-lui : « Notre département a doublé ses ventes ces trois derniers mois, les coupes qui sont faites en ce moment vont nous empêcher de continuer à augmenter nos profits. »
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Trouvez des façons de faire des compromis. Déterminez votre objectif et celui des autres. Réfléchissez à ce que vous voulez obtenir, mais aussi à ce que les autres veulent obtenir et trouvez des manières de satisfaire ces deux partis [11] .
- Par exemple, votre épouse pourrait vouloir déménager pour que vos enfants puissent aller à une meilleure université. Vous préférez rester là où vous habitez, car c'est plus près de votre lieu de travail. Renseignez-vous sur les écoles privées ou déménagez dans le quartier d'à côté.
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Exprimez vos préférences pour créer des situations bénéfiques. Une fois que vous avez discuté de vos objectifs, trouvez des points de négociation. La diplomatie vous amène souvent à abandonner quelque chose pour obtenir d'autres choses que vous voulez. Vous devez être prêt à le faire pour tomber sur un compromis et pour avancer [12] .
- Vous voulez peut-être mettre en place une liste de travaux ménagers pour vous et votre colocataire. Vous pourriez ne pas avoir de problème avec la vaisselle, mais vous détestez les travaux en extérieur. Votre colocataire est peut-être le contraire de vous. Proposez-lui de vous occuper de la vaisselle s'il s'occupe du jardin.
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Réagissez calmement lors des mauvaises nouvelles. Votre chef vous a peut-être dit que vous êtes renvoyé ou votre époux vous a annoncé qu'il veut divorcer. Au lieu de crier, de l'insulter ou de faire une crise, montrez votre maturité en restant calme. Prenez plusieurs grandes inspirations. Répondez positivement et éloignez-vous si nécessaire pour vous reprendre.
- Par exemple, vous pourriez répondre à votre chef : « Je suis désolé de l'entendre. Y a-t-il une raison en particulier ? Est-ce une décision irrévocable ? »
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Parlez des autres en bien. Lorsque les autres parlent de rumeur, n'apportez pas d'eau à leur moulin. Vous travaillez peut-être dans un environnement toxique où il y a beaucoup de rumeurs, mais cela ne veut pas dire que vous devez y participer aussi. Si vous évitez les rumeurs, vous montrez aux autres que vous avez du caractère et de l'intégrité [13] .
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Soyez honnête et montrez votre vraie personnalité. Si vous voulez faire preuve de diplomatie, vous devez être vrai. Au moment de ces conversations difficiles, il est essentiel de ne pas changer de personnalité. Sinon, vous ne pourrez pas obtenir ce que vous voulez et les gens ne vont pas pouvoir former de relations sincères avec vous [14] .
- Vous avez peut-être fait une erreur sur un projet qui a affecté toute votre équipe. Au lieu de pointer du doigt un coupable, dites : « J'ai fait une erreur sur le rapport et c'est pour cela que nous avons reçu tellement d'appels aujourd'hui. J'en suis désolé et je vais travailler dessus pour la réparer. Faites-moi savoir si vous avez des questions ou besoin d'aide. »
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Prenez vos distances avec la conversation. Évitez de prendre des décisions difficiles à la va-vite. Au lieu de décider des choses que vous allez regretter, vous devriez vous éloigner un moment pour y réfléchir [15] .
- Par exemple, vous pourriez être un superviseur dont l'un des employés lui a demandé de travailler depuis chez lui un jour par semaine. Avant de lui dire « non » de but en blanc, vous devriez prendre en compte ses besoins et ses raisons. Essayez de trouver un compromis si possible et offrez ce genre de flexibilité au reste de vos employés.
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Parlez de choses et d'autres. Pour vraiment faire preuve de diplomatie, vous devez aider les autres à se sentir à l'aise avec vous. Au lieu d'attaquer tout de suite un sujet sérieux, vous devez établir un certain niveau de gentillesse avec les autres. Discutez de leur weekend, de leur époux, de leurs enfants, de leurs passetemps. Parlez de ce que vous avez vu au journal ou des séries que vous regardez. Aidez-les à se sentir à l'aise en montrant que vous vous intéressez à leur vie [16] .
- Ajoutez un peu d'humour lorsque c'est possible.
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Imitez leur langage corporel. Montrez-leur votre empathie en reproduisant leurs gestes et leur posture. S'ils sont assis avec le menton posé sur la main, faites la même chose. Cela montre que vous êtes impliqué dans la conversation [17] .
- Souriez-leur aussi lorsque vous les voyez.
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Appelez-les par leur prénom dans la conversation. Les gens répondent positivement si vous utilisez leur prénom. De temps en temps, utilisez-le dans la conversation [18] .
- Vous pourriez simplement dire : « Où aimerais-tu qu'on aille déjeuner, Paul ? » ou alors quelque chose de plus sérieux : « André, je suis désolé d'avoir appris la mauvaise nouvelle à propos de votre mère. »
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Écoutez attentivement les autres. Lorsque vous discutez avec quelqu'un, vous devez éviter d'utiliser votre téléphone ou de rêvasser. Écoutez-le activement pour pouvoir comprendre son point de vue. Répétez ce qu'il vous a dit pour lui prouver que vous l'écoutez attentivement [19] .
- Par exemple, vous pourriez lui dire : « On dirait que les soins que tu dois donner à ta mère et à ton nouveau-né influencent de manière négative ta santé. »
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Posez-leur des questions. Montrez-leur que vous les écoutez en en apprenant plus sur les choses dont ils parlent. Posez-leur des questions ouvertes auxquelles ils ne peuvent pas répondre par « oui »ou « non » [20] .
- Demandez-lui par exemple : « Es-tu vraiment allé en Grèce ? Pourquoi as-tu eu envie d'y aller et quelle est la chose qui t'a plu le plus ? »
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Conseils
- Il existe de nombreux livres qui donnent des conseils pour savoir parler avec diplomatie. Rendez-vous dans la librairie de votre choix et demandez conseil à un des vendeurs pour trouver ce genre de livres.
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Avertissements
- Faites attention lorsque vous dites « non ». Vous devez essayer d'écouter le point de vue de l'autre et « accepter » son opinion, même si vous n'êtes pas forcément d'accord avec ce qu'il dit.
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Références
- ↑ https://hbr.org/2014/06/choose-the-right-words-in-an-argument
- ↑ https://us.experteer.com/magazine/adapting-communication-styles-for-every-situation/
- ↑ https://www.forbes.com/sites/davidkwilliams/2013/01/07/the-5-secret-tricks-of-great-people-how-to-become-open-minded-in-2013/#691e64f673d4
- ↑ https://www.skillsyouneed.com/ips/tact-diplomacy.html
- ↑ http://www.quickanddirtytips.com/business-career/public-speaking/how-to-be-more-diplomatic?page=1
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/tactful.htm
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/tactful.htm
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- ↑ https://www.skillsyouneed.com/ips/tact-diplomacy.html
- ↑ https://www.skillsyouneed.com/ips/tact-diplomacy.html
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- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/tactful.htm
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- ↑ http://www.quickanddirtytips.com/business-career/public-speaking/how-to-be-more-diplomatic?page=1
- ↑ https://www.skillsyouneed.com/ips/rapport.html
- ↑ https://www.skillsyouneed.com/ips/rapport.html
- ↑ https://www.skillsyouneed.com/ips/rapport.html
- ↑ https://www.skillsyouneed.com/ips/tact-diplomacy.html
- ↑ https://www.skillsyouneed.com/ips/rapport.html
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